Lapin yliopisto otti digiloikan kulunvalvonnassa - uusi mobiilijärjestelmä tuo hallittavuutta ja turvallisuutta

Kuva: Marko Junttila

Lapin korkeakouluyhteisössä päätettiin korvata vanhentunut kulunvalvontajärjestelmä uudella, modernilla ratkaisulla. Tavoitteena oli järjestelmä, joka palvelee vuosiksi eteenpäin – ei vain teknisesti, vaan myös hallinnollisesti.

Frozen Graphene toimi projektissa riippumattomana asiantuntijana. Sen rooli ulottui aina määrittelystä kilpailutukseen ja käyttöönoton tukeen asti. Tuloksena syntyi mobiilipohjainen kulunvalvontajärjestelmä, joka on ensimmäisiä laatuaan Suomen korkeakouluympäristössä ja koko maassa.

Lapin korkeakouluyhteisön vanha kulunvalvontaratkaisu oli elinkaarensa päässä. Varaosia ei enää saanut, ja järjestelmä toimi fyysisillä tunnisteilla, joiden hallinta oli työlästä. Oli aika päivittää turvallisuuden hallinta nykyaikaan.

Kyseessä oli erityishankinta, jossa tarvittiin tarkkaa suunnittelua ja asiantuntevaa kumppania. Frozen Graphene tuli mukaan tekemään esiselvitys ja toiminnalliset määrittelyt, jotta hankinta voitiin toteuttaa hallitusti ja avoimesti.

Riippumaton asiantuntija tilaajan tukena

Kun projekti eteni toteutusvaiheeseen, Frozen Graphenen rooli korostui. "He olivat meidän puolellamme – tilaajan asiantuntijana, eivät urakoitsijan", kertoo kiinteistöpäällikkö Pekka Latvala Lapin korkeakouluyhteisöstä (Lapin yliopisto ja Lapin ammattikorkeakoulu).

Frozen Graphene laati tarjouspyyntöasiakirjat niin huolellisesti, että kilpailutus eteni ilman valituksia. "Julkisella puolella kynnys valittaa on alhainen, etenkin mikäli tarjouspyyntöasiakirjoissa on puutteellisuutta" , Pekka Latvala toteaa. Projektin aikana asiantuntijat osallistuivat viikoittaisiin palavereihin ja varmistivat, että tekninen käyttöönotto eteni suunnitellusti.

Mobiilikulunvalvonta asettaa uuden standardin

Uudessa järjestelmässä käyttäjät voivat avata ovet mobiilisovelluksella – näyttämällä matkapuhelimensa virtuaalikorttia lukijalle. Fyysiset tunnisteet jäivät monen osalta historiaan.

"Tämä on Suomen mittakaavassa ainutlaatuista. Tiedän vain yhden vastaavan toteutuksen, mutta sekään ei ole täysin mobiilina. Me tehtiin jotakin, mitä muilla ei vielä ole", Latvala toteaa.

Järjestelmä integroitiin suoraan Active Directoryyn, mikä mahdollistaa kulkuoikeuksien automaattisen hallinnan. Esimerkiksi opiskelijan poistuttua kirjoilta hänen mobiilikorttinsa lakkaa toimimasta ilman erillisiä toimenpiteitä.

Yliopistokampus, ammattikorkeakoulut ja Arktinen keskus muodostavat suuren kokonaisuuden, jossa on yhteensä jopa tuhat lukijaa. Projekti kohtasi odotetusti teknisiä haasteita, mutta Frozen Graphene oli tukena koko käyttöönottovaiheen ajan.

Integraatioihin, eri käyttöjärjestelmiin (Android/iOS) ja amerikkalaisen järjestelmän mukauttamiseen liittyi omat vaikeutensa. Niistä selvittiin yhteistyöllä ja asiantuntemuksella. "Oli opettavaista huomata, kuinka paljon aikaa valmisteluun oikeasti tarvitaan", Latvala pohtii.

Uuden järjestelmän hyödyt näkyvät heti

Yksi merkittävimmistä hyödyistä oli koko järjestelmäkentän läpikäynti. Samalla havaittiin useita vikoja, jotka olisi muuten jäänyt huomaamatta. Nyt käytössä on toisen sukupolven järjestelmä, joka mahdollistaa tulevaisuudessa integraatiot esimerkiksi kameravalvontaan.

Käyttöoikeuksia voidaan hallita käyttäjäryhmittäin, ja yksittäisellekin ovelle voidaan määritellä pääsy vain rajatulle ryhmälle. "Tämä järjestelmä mahdollistaa sellaista hallintaa ja skaalautuvuutta, jota vanhalla ei voinut edes ajatella", Latvala täsmentää.

Alussa käyttäjäpalautetta tuli paljon, erityisesti teknisistä haasteista. Mutta ajan myötä asenne on kääntynyt positiiviseksi. "Yllättävän moni halusi heti siirtyä mobiilikorttiin. Ei enää lätkiä taskuun", Latvala kertoo.

Mobiilikortti on paitsi kätevä myös edullisempi vaihtoehto. Tunnus on voimassa 12 kuukautta ja sen hallinnointi on yksinkertaista.

Katse tulevaisuuteen – yhteistyö jatkuu

Lapin korkeakouluyhteisössä myös muut järjestelmät, kuten rikosilmoitin ja kameravalvonta, lähestyvät teknisen elinkaaren loppua. "Tulemme tarvitsemaan ulkopuolista asiantuntija-apua myös näissä hankinoissa", Pekka Latvala tuumaa.

Latvalan mukaan asiantuntijapalvelun kustannus on pieni osa koko projektin budjettia – mutta vaikutus on suuri. "Pienessä organisaatiossa etuna on myös se, ettei vastuuhenkilö vaihdu projektin aikana."

Frozen Graphene Oy toimii järjestelmäriippumattomana asiantuntijana, joka huolehtii siitä, että tekniset turvallisuusprojektit onnistuvat – alusta loppuun.

  Takaisin