Turvallisuuden budjetointi - näin luot täsmällisen budjetin vuosiksi eteenpäin

Turvallisuuden oikea-aikainen budjetointi vaatii selkeän kuvan turvallisuuden kokonaisuudesta ja kehitystarpeista tulevina vuosina. Työpaja on tehokas keino luoda budjetille perusta – ymmärrys siitä, mitä tulee tehdä milloinkin.

Muuttuva turvallisuusympäristö, kustannusten nousu ja tekoäly luovat paineita yritysturvallisuudelle, ja samalla budjetit kiristyvät. Turvallisuuden pitkäjänteinen suunnittelu on tärkeämpää kuin koskaan – ei vain riskienhallinnan, vaan myös kustannustehokkuuden näkökulmasta.

Organisaation turvallisuus on monimuotoinen kokonaisuus, joka koostuu lukuisista toisiinsa vaikuttavista palasista. Turvajärjestelmät ja -tekniikka vaativat jatkuvaa kehittämistä ja hankintoja, jotta yrityksen turva pysyy ajan tasalla. 

Jos turvallisuuden hallinta on pirstaleista ja sitä tehdään ilman pitkäjänteistä suunnitelmaa, on myös budjetointi haastavaa. Ilman kokonaiskuvaa laadittu vuosittainen budjetti harvoin vastaa oikeita kehitystarpeita. Turvallisuusinvestoinnit muuttuvat reaktiivisiksi ja vaikeasti hallittaviksi kokonaisuuksiksi. Tämä johtaa ajan myötä korkeampiin kustannuksiin sekä suoraan että välillisesti. 
 

Yleiset ongelmat turvallisuuden budjetoinnissa

1. Uutta ostetaan tarpeettomasti

Kun olemassa olevien järjestelmien tila ja potentiaali eivät ole tiedossa, syntyy helposti turhia investointeja. Rahaa kuluu ja käytössä olevien ratkaisujen arvo jää hyödyntämättä.

2. Budjetti käytetään vuoden lopussa “johonkin”

Kun vuosi lähenee loppuaan ja budjetti pitää käyttää, joitakin osa-alueita saatetaan uusia ilman ymmärrystä siitä, miten ne vaikuttavat kokonaisuuteen. Äkilliset kehitystarpeet luovat myös toimittajille epärealistiset vaatimukset toimitusaikojen suhteen.

3. Syntyy piilokustannuksia

Hallinnoinnin hankaloitumisen kautta syntyy piilokustannuksia, joita ei nähdä tai ymmärretä. Syntyy tehottomuutta: järjestelmiä ei osata käyttää, syntyy tarpeettomia työvaiheita, tai samaa asiaa tehdään usean eri järjestelmän kautta.

4. Rahaa kuluu tulipalojen sammuttamiseen

Turvajärjestelmien kehittäminen pyörii tulipalojen sammuttamisen ympärillä. Vanhentuneita järjestelmiä joudutaan korjaamaan “pikaliimalla”, ja rahaa kuluu näihin kalliisiin korjauksiin.

5. Henkilöresurssin tarvetta ei tiedetä

Ilman näkyvyyttä eteenpäin on vaikea suunnitella henkilöresurssin tarvetta seuraavalla vuodelle.
 

Miksi turvallisuus kannattaa suunnitella 3–5 vuotta eteenpäin?

Turvallisuuden täsmällinen ja ennakoiva budjetointi lähtee nykytilanteen ja kokonaisuuden ymmärtämisestä ja kehitystarpeiden suunnittelusta sen pohjalta. Suunnitelmallisuus ei tarkoita jäykkyyttä, vaan parempaa ennakoitavuutta ja kykyä tehdä perusteltuja päätöksiä myös muutostilanteissa.

Kun turvallisuuden osa-alueet on mietitty ja toimenpiteet suunniteltu pidemmälle aikavälille, saadaan kehittämiseen järkevyyttä ja poistetaan päällekkäisyydet. Näin estetään myös tulipalojen vääränlainen sammuttaminen ja kalliit korjaukset jälkikäteen. Pidemmällä aikavälillä rahaa säästyy. 

Kun budjetti on suunniteltu 3–5 vuotta eteenpäin, se voidaan allokoida juuri sille vuodelle, kun sitä tarvitaan. Henkilöresurssi pystytään kohdentamaan tehokkaasti. Lisäksi muut turvallisuuteen liittyvät prosessimuutokset pystytään suunnittelemaan jo siinä vaiheessa, kun budjettia allokoidaan.
 

Työpaja luo pohjan turvallisuuden budjetoinnille

Budjetoinnin perusta on siis ymmärrys tarvittavista toimista – mitä tulee tehdä ja milloin. Tätä kokonaisuutta me hahmotamme asiakkaillemme työpajan avulla.

Työpaja on osallistava menetelmä, jonka tarkoitus on luoda asiakaskohtainen turvallisuuden suunnitelma 3–5 vuoden ajanjaksolle budjetoinnin perustaksi.
 

Ennen työpajaa:

Prosessi lähtee käyntiin alkuhaastattelulla, missä selvitetään asiakkaan tahtotila. Tämän pohjalta määritellään työpajan tarkat tavoitteet – mitä sillä halutaan saada aikaiseksi.

Tunnistamme asiakaskohtaiset turvallisuuden osa-alueet, joihin rahaa tulee kohdentaa. Näitä voivat olla esimerkiksi tekninen turvallisuusympäristö, turvallisuuskulttuuri ja turvallisuusjohtaminen.

Varsinaiseen työpajaan kutsumme turvallisuuteen vaikuttavien toimialojen asiantuntijat organisaation sisältä. Näitä ovat yleensä esimerkiksi organisaation kiinteistö-, IT- ja turvallisuusasiantuntijat.
 

Työpajan kulku:

1. Tunnistetaan kehitystarpeet. Miten kutakin ennalta nimettyä turvallisuuden osa-aluetta tulee lähivuosina kehittää? 

2. Viedään tarpeet konkreettisiksi teoiksi. Mitkä ovat konkreettiset toimet, joilla tarpeisiin vastataan? Kehitetäänkö nykyisiä järjestelmiä vai hankitaanko uusia?

3. Priorisoidaan ja asetetaan teot 3–5 vuoden aikajanalle. Mitä on kriittistä tehdä heti? Mitkä asiat voidaan kehittää tai hankkia pidemmällä aikavälillä? 
 

Työpajan jälkeen:

Työpajan jälkeen organisaatiolla on yhteinen, dokumentoitu näkemys turvallisuuden kehittämisen toimista aikajanalla – selkeä pohja budjetoinnille ja päätöksenteolle. 

Seuraavaksi on aika määritellä, mitä nämä toimet tarkoittavat työmäärissä. Työmääräarvioita hankitaan tarvittaessa konsulteilta tai järjestelmätoimittajilta. 

Kaikkea ei välttämättä pystytä heti arvioimaan – jotkut osa-alueet ehkä vaativat lisää ymmärrystä tai selvitystä. Tarvitaanko ulkopuolista resurssia johonkin osa-alueeseen tai viemään projektia läpi?

Kun työmääristä on saatu ymmärrys, voidaan lähteä laskemaan tarkempaa budjettia kullekin vuodelle. 
 

Lopputulos: 

Työpajan jälkeen asiakkaalla on konkreettinen 3–5 vuoden tiekartta, joka yhdistää eri osastojen näkemykset ja mahdollistaa hallitun, kustannustehokkaan kehittämisen.

Esimerkki: Työpajassa tunnistetaan seitsemän uusittavaa kohdetta, joiden toteutus ajoittuu kolmen vuoden aikajanalle. Näistä toimista tehdään alustavat työmääräarviot ja karkea budjetti kolmelle vuodelle. Kaikki kohteet voidaan kilpailuttaa kerralla.
 

Riippumaton asiantuntija tuo varmuutta päätöksiin

Ulkopuolisen, riippumattoman asiantuntijan käyttö turvallisuuden budjetoinnissa on sijoitus, joka todennäköisesti maksaa itsensä takaisin säästöissä. Asiantuntijan käyttö on kustannuksena pieni suhteessa turvallisuuden kokonaisuuteen, mutta auttaa pitämään kokonaisuuden hallinnassa.

Turvallisuuden riippumaton asiantuntija

• auttaa kokonaisuuden hahmottamisessa
• tuo puoluettoman asiantuntijanäkökulman
• hyödyntää kokemusta lukemattomista eri toteutuksista ja järjestelmistä
• auttaa suuntaamaan resurssit sinne, missä niistä on eniten hyötyä
   

Frozen Graphene on riippumaton asiantuntija yritysturvallisuuden haasteissa. 
Haluatko selkeyttä turvallisuuden budjetointiin? Ota yhteyttä ja varaa aika maksuttomaan alkukartoitukseen asiantuntijamme kanssa.
 

Tagit: turvallisuuden-palvelut    Takaisin