Turvallisuuspolitiikka ohjaa organisaation turvallisuustyötä ja riskienhallintaa

Kuva: Emy Nguyen / Unsplash

Turvallisuuspolitiikka ohjaa turvallisuuden johtamista, tukee liiketoiminnan jatkuvuutta ja auttaa ennakoimaan ja hallitsemaan riskejä. Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä turvallisuuspolitiikka sisältää, miten se laaditaan ja jalkautetaan, sekä milloin ulkopuolinen asiantuntija tuo ratkaisevaa lisäarvoa.

Turvallisuuspolitiikka on organisaation asiakirja, jonka tavoitteena on luoda turvallinen, vastuullinen ja ennakoiva toimintaympäristö. Se määrittelee periaatteet ja toimintamallit, joilla organisaatio suojaa henkilöstöään, tietojaan, omaisuuttaan ja mainettaan erilaisilta riskeiltä.

Hyvin laadittu turvallisuuspolitiikka ei ole pelkkä muodollisuus tai lakisääteinen velvoite. Se toimii perustana turvallisuuden johtamiselle ja auttaa organisaatiota tekemään johdonmukaisia päätöksiä myös poikkeus- ja kriisitilanteissa.

Turvallisuuspolitiikka vie laivaa kohti yhdessä sovittua satamaa

Turvallisuuspolitiikan merkitys vaihtelee organisaation toimialan, koon ja rakenteen mukaan. Mitä hajautetumpaa toiminta on – esimerkiksi useilla toimipisteillä tai monissa maissa – sitä tärkeämpää on yhteinen suunta ja selkeät pelisäännöt.

Puuttuva tai puutteellinen turvallisuuspolitiikka heijastuu nopeasti koko organisaation arkeen:

• Epäselvät vastuut: Kriittiset turvallisuuteen liittyvät tehtävät jäävät ilman omistajaa. Asioita ei tehdä järjestelmällisesti eikä yhteisten tavoitteiden mukaisesti.
• Hajanainen turvallisuuden johtaminen: Päätöksiä ja hankintoja tehdään ilman kokonaiskuvaa, mikä lisää päällekkäisyyksiä ja kustannuksia.
• Riskialttiit käytännöt: Kun toimintamallit eivät ole selkeitä, syntyy aukkoja turvallisuuteen. Tämä näkyy käytännössä esimerkiksi kulkukorttien käsittelyssä, tilojen käytössä tai tiedon suojaamisessa.
   

Jos turvallisuuspolitiikka on olemassa, mutta se ei ohjaa toimintaa, vaikutus on usein vielä salakavalampi. Kun politiikka jää lukematta, sitä ei koeta merkitykselliseksi tai sen mukaisesti ei toimita, murenee turvallisuuskulttuuri vähitellen. Organisaatio ei voi kulkea useaan suuntaan yhtä aikaa – laivalla on oltava yksi satama.

Mitä turvallisuuspolitiikka sisältää?

Turvallisuuspolitiikan laajuus vaihtelee organisaation tarpeiden mukaan. Se voi olla muutaman sivun linjaava dokumentti tai laaja kokonaisuus, joka kattaa koko organisaation turvallisuuden hallinnan.

Julkishallinnossa turvallisuuspolitiikka kytkeytyy usein kriittisen infrastruktuurin suojaamiseen, varautumiseen ja valmiussuunnitteluun. Yritysturvallisuudessa korostuvat puolestaan liiketoiminnan jatkuvuus, henkilöstön turvallisuus, tietoturva ja maineeseen kohdistuvat riskit.

Turvallisuuspolitiikka määrittelee organisaation turvallisuustavoitteet, vastuut ja keskeiset avainprosessit. Tarvittaessa se sisältää myös yksityiskohtaisia ohjeita, jos niillä on merkittävä vaikutus organisaation haavoittuvuuksiin. Näitä voivat olla esimerkiksi kulunvalvontaan, videovalvontaan tai henkilökortteihin liittyvät käytännöt.

Turvallisuuspolitiikka lähtee organisaation riskienhallinnasta

Toimiva turvallisuuspolitiikka perustuu aina organisaation toimintaan vaikuttavien riskien tunnistamiseen ja arviointiin. Politiikan tehtävänä on vastata kysymykseen: miten näihin riskeihin varaudutaan ja miten niiden vaikutuksia minimoidaan?

Kun riskienhallinta on tehty huolellisesti, turvallisuuspolitiikka kohdistuu oikeisiin asioihin ja auttaa ehkäisemään virheitä ennen kuin ne kehittyvät kalliiksi ongelmiksi.

Turvallisuuspolitiikan laatimiseen osallistuvat tyypillisesti organisaation johto, turvallisuudesta ja riskienhallinnasta vastaavat henkilöt sekä keskeiset liiketoiminta- ja tukitoiminnot.

Jos osaaminen, aika tai resurssit eivät riitä organisaation sisällä, kokonaiskuvan hahmottamiseen haetaan usein tukea ulkopuolelta. Monissa tapauksissa turvallisuuspolitiikan laatiminen palveluna on kustannustehokkain ja vaikuttavin ratkaisu.

Frozen Graphenella turvallisuuspolitiikan laatiminen on yleensä 6–12 kuukauden mittainen projekti, joka sisältää:

• nykytilan kartoituksen (mm. haastattelut eri toiminnoissa)
• turvallisuusriskien tunnistamisen ja arvioinnin
• turvallisuuspolitiikan dokumentoinnin
• jalkautuksen ja käyttöönoton suunnittelun
   

Politiikan ajantasaisuutta tulee arvioida säännöllisesti riskitason muuttuessa. Turvallisuuspolitiikan on oltava realistinen ja sellainen, johon organisaatio pystyy aidosti sitoutumaan. Jos käytännön toiminta poikkeaa merkittävästi politiikasta, on syytä tarkastella joko politiikan sisältöä tai sen jalkauttamista.

Sitoutuminen ratkaisee turvallisuuspolitiikan vaikuttavuuden

Hyväkään suunnitelma ei tuo tuloksia, jos se ei muutu osaksi arjen toimintaa. Turvallisuuspolitiikan tehokkuus syntyy jalkautuksesta – siitä, että periaatteet näkyvät käytännön tekemisessä kaikilla organisaation tasoilla.

Johdon ja turvallisuudesta vastaavien henkilöiden sitoutuminen on onnistumisen edellytys. Turvallisuuspolitiikka vaatii pitkäjänteistä johtamistyötä, viestintää ja seurantaa.

Kaikkien työntekijöiden ei tarvitse osata turvallisuuspolitiikkaa ulkoa, ellei kyse ole erityisen turvallisuuskriittisestä organisaatiosta. Vaikuttava politiikka edellyttää kuitenkin varmentavia rakenteita ja käytäntöjä, jotka ohjaavat toimintaa ja tarvittaessa myös pakottavat toimimaan sovittujen periaatteiden mukaisesti.

Ulkopuolinen turvallisuuskonsultti tukee turvallisuuspolitiikan kehittämistä

Kuulostaako jokin näistä tutulta?

• “Tunnistamme, että tälle pitäisi tehdä jotain – mutta mitä?”
• “Tämä ei ole erikoisosaamistamme, eikä meillä ole siihen resursseja.”
• “Organisaatiossa ei puhalleta yhteen hiileen – miten saamme yhteisen suunnan?”
• “Turvallisuuspolitiikka on tehty, mutta emme tiedä, onko se riittävä.”
• “Politiikka on olemassa, mutta sen jalkautus ei ole onnistunut.”
   

Tällaisissa tilanteissa ulkopuolinen turvallisuuden asiantuntija tuo selkeyttä, rakennetta ja objektiivisen näkemyksen.

Frozen Graphene toimii turvallisuusasiantuntijana ja tarjoaa kokonaisvaltaista turvallisuuskonsultointia. Autamme organisaatioita turvallisuuspolitiikan laatimisessa, arvioinnissa, päivittämisessä ja jalkauttamisessa. Meillä on kokemusta niin julkishallinnon kuin yksityisen sektorin vaativista turvallisuushankkeista.

Ota yhteyttä ja sovi tapaaminen: info@frozengraphene.com

Tagit: riskienhallinta    Takaisin